¿Qué es Business Intelligence?

Introducción

Desde cualquier punto de vista el ritmo de las decisiones d negocio continúa en incremento. Las compañías que puedan crear ventaja competitiva y sean creativas en estrategias superiores de negocio, en este mercado de ritmo acelerado dejaran lentamente al resto de las compañías en el polvo.  Aunque vivimos en la era de la información donde crecientes volúmenes de información están a nuestra disposición, frecuentemente luchamos para comprender el significado de los datos. Mientras el progreso en la potencia de las nuevas tecnologías nunca termina, necesitamos reconocer que la tecnología por si sola no puede resolver los problemas del negocio. Para conducir el negocio del futuro, las compañías necesitan gente que lleven el timón y que tomen decisiones efectivas. Business Intelligence (BI)  es la clave para llevar juntos a la información, la gente, y la tecnología a la gerencia exitosa de la compañía u organización.

Definición

El termino  Business Intelligence, es usado por diferentes expertos y fabricantes de software para distinguir un amplio rango de tecnologías, plataformas de software, aplicaciones especificas y procesos. Desde entonces es un concepto multifacético; examinaremos éste desde 3 diferentes perspectivas:

Tomar mejores decisiones rápidamente

El objetivo primario de BI es ayudar a la gente a tomar decisiones que mejoren el rendimiento de la compañía e impulsen su ventaja competitiva en el mercado. En forma breve BI faculta a las organizaciones a tomar las mejores decisiones rápidamente.

En el mejor de todos los mundos, los gerentes, desde el liderazgo más bajo hasta el gerente general realizan sus decisiones tomando en cuenta sus experiencias, su entendimiento del negocio, sus planes de negocio y sobre todo la información.

Frecuentemente las experiencias, entendimientos y estrategias que acompañan a la toma de decisiones son bastante rígidas; es decir ellas cambian muy lentamente. La información, sin embargo es siempre nueva, lo que significa que cambia con frecuencia muy rápido y de una forma significativa. A menudo es difícil tener un manejo de estos cambios y comprender su significado. Tomar mejores decisiones significa mejorar alguna o todas las partes del proceso; esto también significa un menor número de decisiones erróneas y un mayor número de decisiones acertadas. Mejores decisiones dan como resultado perfeccionar la realización de los objetivos corporativos, tales como mejorar el valor de accionistas.

BI ayuda a tomar mejores decisiones analizando si las acciones tomadas están de hecho dando resultados hacia los objetivos de la compañía. Decidir cuál es la mejor decisión para una organización, se lleva mejor a cabo con un definido y claro conjunto de objetivos y un plan para conseguirlos. Esta conexión entre el plan global de la compañía y BI no es una vía de una sola dirección, con BI simplemente recibir el plan y utilizar éste como la escala de medición de la calidad de las decisiones. BI tiene un papel más importante en la creación de las estrategias y planes.

¿Cuán bueno es un plan definido si este es tardío para alcanzar ventaja competitiva? La mayoría de las industrias son altamente competitivas y las oportunidades de negocio son extremadamente sensitivas al tiempo. Empresarios que localizan oportunidades pero deciden lentamente tomar ventaja competitiva de ellas perderán o  serán derrotados por sus veloces rivales. Es necesario tomar no sólo mejores decisiones sino mejores decisiones rápidamente.

La necesidad de ser veloz también se aplica a la ganancia de reacción dentro de una organización. Si un acceso y procesamiento rápido de la información no son posibles, las decisiones son tomadas sin información o con información antigua o descontinuada. Las consecuencias negativas de contar con  información  descontinuada pueden ser enormes, tal como perder un cliente clave o continuar produciendo un producto que los clientes no desean.  No hay duda de que tomar de forma continua decisiones adecuadas en un plazo corto proporcionaran una ventaja competitiva.

Convertir los datos en información

Para tomar mejores decisiones más rápidamente, los directivos y gerentes necesitan de información relevante y útil al alcance de la mano. Pero es común una larga brecha entre la información que los responsables en la toma de decisiones requieren y las grandes cantidades de datos que las organizaciones recopilan cada día. Nosotros llamamos a esto Analysis gap (brecha del Análisis).

Para saltar esta brecha las organizaciones hacen significativas inversiones en desarrollar sistemas de BI para convertir los datos de orígenes en información de utilidad. Los sistemas de BI más efectivos tienen acceso a inmensas cantidades de datos (medidas en gigabytes incluso en terabytes) para posteriormente entregar a los responsables en la toma de decisiones información expresada de una forma que ellos pueden asimilar fácilmente la misma. Esto se conoce como análisis a la velocidad del pensamiento, es decir, la capacidad de obtener una respuesta a una pregunta tan rápido como la pregunta es formulada. Esto permite hacer un gran salto en la calidad del análisis que puede ser ejecutado, trayendo como consecuencia un mejor entendimiento del negocio.

Algunas personas consideran que la contribución de la tecnología para proporcionar información de utilidad es la definición exacta de BI, esto es, el conjunto de todos los sistemas, aplicaciones, procesos y procedimientos que recopilan y convierten grandes cantidades de datos en información útil para administrar y controlar actividades dentro de cada uno de los departamentos, divisiones y unidades de negocio. Sin embargo esté es un enfoque muy limitado.

A pesar de que la tecnología es una parte importante de este proceso, frecuentemente el aspecto más complejo del BI es ser capaz de identificar que información es útil y relevante para la toma de una decisión. Las soluciones de BI a un nivel corporativo son las responsables de identificar y cuantificar las métricas más importantes de la empresa, conocidas generalmente como Indicadores de gestión o indicadores estratégicos de gestión (KPI – Key Performance Indicators). Los KPI sirven de orientación a la hora de tomar decisiones que afecten tanto a determinadas unidades de negocio como la compañía en su conjunto. Además de los KPI, ahora mas que nunca la visión de BI se ha expandido más allá de la medición interna, que tradicionalmente ha caracterizado a la administración de informes. Con los avances de los sistemas de E-Commerce, Business-to-Business (B2B), y Business-to-Consumers (B2C), Bi constituye cada vez más una tool para suministrar información solicitada por personas de fuera de la organización y a menudo una fuente de ingresos.

Utilizar un método razonable para la gestión empresarial

BI puede ser definido como un método para la gestión empresarial, una forma de pensamiento organizacional, una filosofía de gestión; en pocas palabras, un interés hacia la inteligencia de negocios. Tanto las personas como las organizaciones se interesan en el BI, porque creen que el uso de un enfoque racional y basado en hechos a la hora de tomar decisiones resulta positivo en la medida que sea posible.

La actitud empresarial orientada hacia el BI de tomar decisiones basadas en hechos y basadas en análisis, esta influenciando la cultura corporativa en todas partes, principalmente porque vivimos en un mundo que está de forma creciente enriqueciéndose en información; por otro lado, la tecnología está disponible.

El Ciclo de BI

BI es mucho más que una actitud empresarial o una tecnología a disposición de las organizaciones; de hecho, es un marco de referencia para la gestión del rendimiento empresarial, un ciclo continuo por el cual las compañías definen sus objetivos, analizan sus progresos, adquieren conocimiento, toman decisiones, miden sus éxitos y comienzan el ciclo nuevamente.

BI ayuda a los gerentes a tomar decisiones más rápidamente en los niveles estratégico y operativo. Normalmente se analizan datos provenientes de muchas fuentes. El análisis conduce a ideas, estas ideas sugieren maneras de mejorar el negocio cuando se actúa sobre ellas; estas ideas pueden ser medidas para ver si funcionan. Estas mediciones también proveen mas datos para el análisis, y el ciclo comienza de nuevo.

Análisis

Cuando emprendemos el análisis de nuestro negocio, ¿Cómo determinamos cuáles datos debemos recopilar y que análisis debemos desarrollar?

Tener sistemas de BI que permitan mayores posibilidades de análisis, pueden ayudarle a penetrar los limites de sus modelo mental actual, incluso conceptuar nuevos modelos. Las posibilidades de hacer dril-Down a través de capas de datos, rotar filas y columnas, calcular métricas complejas sobre la marcha y clasificar en cualquier dirección sobre cualquier variable (toda a la velocidad del pensamiento), permite que los usuarios se formulen preguntas y efectúen todo tipo de análisis, generen escenarios equivocados sin que ello suponga una pérdida de tiempo .

Ideas

Hay ideas operacionales, tales como descubrir la causa de las varianzas de precio en una compra de mercancía especializada. Hay ideas estratégicas, por ejemplo, la mejor manera de ganar suscriptores de telefonía celular es regalar el teléfono y cobrar solamente por el servicio. Los visionarios de la computación se dieron cuenta de que los chips y componentes de computadores se estaban haciendo tan pequeños, potentes que al final todos podrían poseer una PC

La idea es el producto del análisis amplio, sin restricciones.

Acción

La acción se conecta con el ciclo de BI a través del proceso de toma de decisiones. La acción es lo que sigue a una mejor y más rápida toma de decisiones proporcionada por el BI. Las decisiones bien fundamentales (decisiones apoyadas en un buen análisis y sus conclusiones) proporcionan una motivación extra al que emprende la acción.

Un despliegue rápido de las conclusiones obtenidas a través del BI mejora los tiempos de la fase de acción. Hoy en día, las organizaciones tienen el imperativo de reaccionar más rápidamente, probar nuevos métodos, experimentar más y obtener prototipos más rápidamente y con mayor frecuencia.

Medición

A través de una mejor recopilación de la información y una mayor frecuencia en la generación de informes que el BI proporciona, resulta posible medir los resultados de la compañía en comparación con los estándares cuantitativos, con la finalidad de desembocar en un nuevo ciclo de análisis, ideas y acciones correctivas.

BI no se trata de una gestión financiera y el control de gastos, sino de la gestión completa de la compañía. El BI permite fijar los  estándares y benchmarks para hacer un seguimiento de los resultados y proporcionar realimentación en cada área funcional del negocio, utilizando unas métricas más amplias que las medidas financieras tradicionales.

El término empleado por BI para designar las métricas importantes se denomina KPI. Los sistemas de BI están específicamente diseñados para asimilar grandes volúmenes de datos complejos de diferentes fuentes y combinar los datos utilizando algoritmos complejos con el fin de asignar, agregar y en definitiva, jugar con la información.

El resultado es la obtención sistemática de informes, con las métricas, ratios e indicadores del negocio que los gerentes necesitan  identificar, analizar y utilizar para tomar decisiones de forma frecuente.

En un sistema de BI realmente completo, todas las áreas funcionales del negocio deben ser incluidas en el ámbito de los KPI.

Jonnathan De La Barra

Software & WEB Developer
MCTS BI

About justindeveloper

I am MCP (Microsoft Certified Professional). MCTS (Microsoft Certified Technology Specialist) and MCPD (Microsoft Certified Professional Developer), also I am SAP Business One Certified!! Desarrollando desde el IDE de Visual Studio NET 2003 hasta ahora con el Visual Studio NET 2010. Desde Microsoft SQL Server 2000 hasta ahora con el Microsoft SQL Server 2008 R2 y tambien con SharePoint, desde WSS 3.0 y MOSS 2007 y ahora familirizandome con el Sharepoint Foundation 2010 & Sharepoint Server 2010. The software development will follow being every time more wonderful!
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